Stage Facilitair en Servicedesk

Ben jij op zoek naar een brede, afwisselende (afstudeer)stage waarin je facilitaire processen visueel tot leven brengt, meedenkt over een slimme inrichting in TOPdesk én onderzoekt hoe we nieuwe medewerkers bij hun onboarding optimaal voorzien van belangrijke informatie? Dan nodigen we je van harte uit om te reageren! 

Wat ga je doen? 

Binnen onze facilitaire servicedesk heeft een voorgaande stagiair de belangrijkste werkprocessen, werkinstructies en beleidsafspraken tekstueel in kaart gebracht om kennisverlies tegen te gaan. Nu is het tijd voor een mooie, brede vervolgstap waarin jij onderzoek en praktijk combineert! 

Jouw stageopdracht bestaat uit drie samenhangende onderdelen: 

1. Processen visualiseren: Je vertaalt de uitgeschreven processen naar heldere, visuele stroomschema’s (in Engage), zodat voor iedereen in één oogopslag duidelijk is wie welke stap zet.   

2. Slimme implementatie in TOPdesk: Je denkt mee hoe we deze processen centraal kunnen stellen in onze servicemanagementtool TOPdesk. Goed om te weten: je hoeft vooraf géén kennis te hebben van TOPdesk! Samen onderzoeken en richten we in hoe het juiste proces automatisch naar voren komt zodra een servicedeskmedewerker specifieke steekwoorden plaatst in de "korte omschrijving" van een melding.   

3. Onderzoek & uitwerking Onboarding nieuwe medewerkers: Je onderzoekt welke belangrijke informatie nieuwe medewerkers nodig hebben bij hun start en hoe we hen daar het beste van kunnen voorzien. Dit werk je uit voor zowel nieuwe collega’s binnen onze eigen servicedesk (een praktisch inwerkprogramma) als voor nieuwe medewerkers die bij de Gemeente Assen starten en gebruikmaken van onze facilitaire dienstverlening. Team Je komt terecht in het team Servicedesk van de Gemeente Assen. De servicedesk is hét centrale aanspreekpunt en visitekaartje voor al onze collega’s binnen de gemeente als het gaat om facilitaire of ICT vragen, meldingen en dienstverlening. Het team bestaat uit betrokken, hulpvaardige medewerkers en een coördinator die volop inzetten op professionalisering, duidelijke procesafspraken en kwaliteit van dienstverlening. De sfeer is open, informeel en praktijkgericht: je loopt makkelijk bij elkaar binnen, we denken graag met je mee en er is veel ruimte en waardering voor jouw frisse blik. 

Jouw competenties

• Analytisch en gestructureerd: je ziet snel de rode draad in een werkproces en weet dit logisch op te bouwen; 
• Visueel en klantgericht denkvermogen: je kunt geschreven informatie vertalen naar overzichtelijke stroomschema’s en aantrekkelijke onboarding-informatie; 
• Onderzoekend en nieuwsgierig: je achterhaalt graag welke informatie nieuwe medewerkers écht nodig hebben om goed van start te gaan; 
• Communicatief vaardig: je haalt makkelijk informatie op bij collega’s en neemt het team enthousiast mee in een nieuwe werkwijze; 
• Proactief en oplossingsgericht: je denkt vanuit de eindgebruiker (hoe maken we het werk en het inwerken zo eenvoudig en duidelijk mogelijk?).

Wie ben jij?

Jij bent een enthousiaste en ondernemende hbo-student die graag een brede opdracht oppakt met een zichtbaar en blijvend resultaat. Je vindt het leuk om enerzijds praktisch bezig te zijn met het visualiseren van processen en het inrichten van slimme steekwoorden in TOPdesk, en anderzijds onderzoek te doen naar een optimale onboarding van nieuwe medewerkers. Kennis van TOPdesk of procesmodelleringstools is absoluut niet vereist; een gezonde dosis digitale handigheid, leergierigheid en oog voor de mens achter het proces wél!   Wij vragen

• Je volgt een relevante hbo-opleiding (3e of 4e jaars), bijvoorbeeld Facility Management (FM), Bedrijfskunde, Technische Bedrijfskunde, HRM, Communicatie of Business IT & Management
• Je bent beschikbaar voor een meewerk- of afstudeerstage van circa 28 tot 36 uur per week (bijvoorbeeld een traject van 100 dagen); 
• Je hebt affiniteit met dienstverlening, procesverbetering, kennisborging en het onboarden van nieuwe medewerkers
• Een goede beheersing van de Nederlandse taal, zodat je heldere processtappen, trefwoorden en toegankelijke welkomst- en inwerkinformatie kunt opstellen

  Wij bieden

• Een leuke en leerzame stageplaats binnen een betrokken team met veel ruimte voor eigen initiatief en jouw frisse blik
• Een brede én goed afgebakende vervolgopdracht (het tekstuele voorwerk ligt al klaar!) waarin procesvisualisatie, digitale innovatie (TOPdesk) en onboarding samenkomen
• De kans om waardevolle praktijkervaring op te doen binnen een dynamische gemeentelijke organisatie
• Goede en persoonlijke begeleiding op de werkvloer, met volop ruimte om aan jouw (afstudeer)onderzoek en leerdoelen te werken
• Een stagevergoeding van € 500,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek
• Flexibel in te zetten uren in goed overleg

Sollicitatieprocedure 

Heb je interesse in deze stageplaats dan ontvangen we graag jouw motivatie en CV via de sollicitatiebutton op deze pagina. 

Voor meer informatie over deze stageplaats en de inhoud van de opdracht kun je contact opnemen met Hanif Amini, Coördinator Facilitair & Servicedesk, via telefoonnummer 06-42898505. 

Deze vacature sluit zodra we een passende kandidaat hebben gevonden.

Wij geloven dat diversiteit onze organisatie sterker maakt. Daarom verwelkomen we ieders unieke talent, ongeacht gender (m/v/x), achtergrond, leeftijd, afkomst, religie, seksuele oriëntatie of (on)zichtbare beperking.

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.