Functioneel Beheerder Zaaksysteem (xxllnc)

(32–36 uur | Team Informatie & Processen | Cluster Informatiemanagement)

Bouw jij mee aan de digitale toekomst van Coevorden?
De gemeente Coevorden staat aan de vooravond van een belangrijke stap: de implementatie van een nieuw zaaksysteem (xxllnc). Als Functioneel Beheerder speel jij een sleutelrol in deze ontwikkeling. Jij zorgt ervoor dat processen slimmer, sneller en gebruiksvriendelijker worden ingericht en helpt collega’s om zaakgericht werken echt in de praktijk te brengen.

Wil jij vanaf de start betrokken zijn en zichtbaar impact maken op de dienstverlening aan inwoners en ondernemers? Dan is dit jouw kans.

De uitdaging die je aangaat
Je komt terecht in het cluster informatiemanagement binnen het team Informatie & Processen. Samen werken jullie aan een moderne, veilige en toekomstbestendige informatievoorziening.

Digitale dienstverlening ontwikkelt zich razendsnel. Inwoners verwachten snelle en eenvoudige onlineservice, en collega’s willen altijd en overal kunnen werken. Jij helpt om dit mogelijk te maken, door systemen en processen optimaal op elkaar af te stemmen.

Om richting te geven aan deze ontwikkeling werken we met een duidelijke visie en een teamplan. Hierin staan thema’s als informatieveiligheid, dienstverlening, de werkplek van de toekomst en de doorontwikkeling van onze i-organisatie centraal. Als ontwikkelgericht cluster werken we hier samen met de organisatie continu aan door. We zorgen dat de basis op orde is, zodat we kwaliteit leveren én flexibel kunnen inspelen op nieuwe ontwikkelingen.

Binnen het team heerst een informele sfeer: korte lijnen, ruimte voor ideeën en oog voor elkaar. We werken hard, maar houden ook van een goede grap.

Als Functioneel Beheerder Zaaksysteem zorg jij ervoor dat het systeem optimaal aansluit bij de organisatie en haar processen. Je schakelt moeiteloos tussen techniek, processen en gebruikers. Je hebt scherp zicht op de behoeften van gebruikers en vertaalt signalen en knelpunten naar concrete oplossingen. Daarbij spreek je de taal van de organisatie én de techniek en weet storingen snel te signaleren en op te lossen.

Je werkt nauw samen met key-users, collega-beheerders, i-adviseurs, ICT Emmen en leveranciers. Ook lever je een bijdrage aan managementinformatie en zorg je voor actuele en heldere beheerdocumentatie. Dankzij jouw systeemkennis en procesinzicht ben je een stevige gesprekspartner bij organisatieveranderingen.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Actief deelnemen aan de implementatie van xxllnc
• Vertalen van werkprocessen naar zaakgericht werken
• Inrichten en beheren van zaaktypen, workflows, formulieren en autorisaties
• Afstemmen met proceseigenaren, key-users, collega’s en leveranciers
• Voorbereiden en uitvoeren van tests (acceptatie, regressie, releases)
• Begeleiden van gebruikers bij de ingebruikname
• Signaleren van verbeterkansen en doorontwikkeling
• Opstellen van handleidingen en beheerdocumentatie
• Na implementatie: uitvoeren van functioneel beheer (1e en 2e lijn)

Daarnaast denk je actief mee over procesoptimalisatie. Een belangrijk speerpunt binnen de gemeente.

Wat maakt deze functie bijzonder?

• Je werkt mee aan de verdere professionalisering van functioneel beheer binnen de gemeente.
• Je krijgt veel verantwoordelijkheid en vrijheid in je werkindeling.
• Je bent onderdeel van een klein en hecht team, waarin volop ruimte is om te overleggen, te sparren en ideeën te realiseren.
• Je draagt direct bij aan een betere dienstverlening aan inwoner

Wat jij meebrengt
Je bent analytisch, communicatief sterk en vindt het leuk om te bouwen aan iets nieuws én mensen daarin mee te nemen.

Verder heb je:

• Hbo werk- en denkniveau
• Ervaring als functioneel beheerder of in een vergelijkbare rol
• Affiniteit met digitale dienstverlening en procesgericht werken
• Interesse in of kennis van zaakgericht werken en informatiemanagement
• Ervaring met zaaksystemen (xxllnc is een pré)
• Het vermogen om te schakelen tussen gebruikers, processen en techniek
• Een proactieve en gestructureerde werkhouding

Wat krijg je van ons?
Bij ons werk je niet alleen, je maakt écht verschil. Je salaris hangt af van je kennis en ervaring en valt in schaal 9, met een maximaal salaris van €5.033,- bruto per maand (bij een fulltime dienstverband).

Meer dan alleen een salaris
Wij bieden je meer dan een salarisstrook. Bij ons krijg je een aantrekkelijk pakket met voordelen die er écht toe doen:

Pensioenregeling via ABP — Bouw zorgeloos aan je toekomst.
Betaald ouderschapsverlof — Omdat familie altijd voorop staat.
Individueel Keuzebudget (IKB) — 17,05% van je salaris om in te zetten zoals jij dat wilt: extra verlof, een fiets, of iets anders dat bij jou past.
Persoonlijk budget — €1030,- per jaar (bij een fulltime dienstverband), naast je IKB, om in jezelf te investeren.
Vitaliteitsregeling — Blijf in beweging! Wij vergoeden tot €20 per maand voor sportactiviteiten (max. €240 per jaar).
Reiskostenvergoeding — €0,23 per kilometer met de auto (vanaf 10 km tot max. 75 km enkele reis) of 100% vergoeding van je kosten (2e klas) met het OV vanaf 10 km. Deze regeling loopt door tot eind 2027.
Thuiswerkvergoeding — €3,25 netto per dag

Zekerheid in zicht
We bieden je in eerste instantie een contract voor één jaar. Na dit eerste jaar ligt – bij goed functioneren – een vast contract in het vooruitzicht. Wij geloven in duurzame samenwerking en investeren in collega’s die met ons mee willen bouwen.

Jij groeit, wij groeien
Jouw ontwikkeling is essentieel voor ons succes. Kies voor trainingen en opleidingen via onze interne academie die bij jou passen, en breng je ideeën tot leven.

Vrijheid in werken, zoals jij het wilt
Werken waar en wanneer jij het beste presteert? In overleg met je collega's kies jij de beste momenten! We bieden 50% flexibiliteit, zodat je verbonden blijft met je team.

Vakantie = nieuwe energie
Bij een fulltime dienstverband krijg je 144 wettelijke en 57,6 bovenwettelijke vakantie-uren per jaar. Want een frisse geest levert frisse ideeën!

Pak jij deze kans in Coevorden?
Ben jij klaar om jouw talent en ambitie in te zetten voor een gemeente die impact maakt? Pak deze kans en solliciteer vandaag nog! Heb je nog vragen? Geen probleem! Neem contact op met Carmen Platzer, Functioneel beheerder via 06-11719647 of met Moniek de Ridder, Teammanager via 06-27234837. We maken graag tijd voor een kort gesprek van zo'n tien minuten, waarin we alle vragen kunnen beantwoorden en jij meer kunt ontdekken over deze functie.

Direct solliciteren? Dat kan eenvoudig! Deel jouw cv en motivatiebrief via de sollicitatieknop aan de zijkant van deze pagina. De deadline voor je sollicitatie is 21 juni, dus wacht niet te lang. De gesprekken vinden plaats op 1 juli.

Wil je meer weten over werken bij Gemeente Coevorden en hoe onze collega's hun werk ervaren? Bezoek www.coevorden.nl/vacatures voor meer informatie en een kijkje achter de schermen.