Bestuurssecretaresse

Voor wie is de lege plek in ons team de ultieme uitdaging? Wij zoeken een fijne collega ter ondersteuning van onze burgemeester! Een stevige en energieke persoonlijkheid die in teamverband alle uitdagingen op het bestuurssecretariaat aangaat en onderdeel wordt van ons team.

Het team Bestuurs- en managementondersteuning is onderdeel van het netwerk Concern van de samenwerkingsorganisatie (SWO). Voor zowel de gemeente Hoogeveen als voor de gemeente De Wolden leveren we maatwerk.

De organisatie bestaat vanaf 1 januari 2025 uit een tweehoofdige directie, vijf netwerken (Concern, Informatie, Bestuur, Sociaal en Openbare Ruimte) en daarbinnen diverse teams. Vanaf dat moment gaat de SWO werken vanuit een nieuwe sturingsfilosofie. Daarin staan, vanuit onze kernwaarden Vertrouwen, Verbinding en Eigenaarschap (VVE), aandacht voor de mens en sturen op resultaat centraal.

Wat ga je doen?

Als medewerker van het bestuurssecretariaat werk je samen in een team dat verantwoordelijk is voor de kabinetstaken en secretariële ondersteuning van de colleges van Burgemeester en Wethouders van beide gemeenten en de twee gemeentesecretarissen/directeuren. Jij bent verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van de burgemeester van De Wolden, met Zuidwolde als vaste standplaats. De werkzaamheden bestaan uit een divers takenpakket waarbij je contacten hebt met bestuurders, collega ambtenaren, inwoners en ondernemers. Jij bent proactief en een flexibele teamspeler die kan schakelen in een dynamische omgeving en stelt de burgemeester in staat om succesvol te opereren in de samenwerking met college, raad, ambtelijke organisatie, uitvoeringspartners en samenleving.

Beoogde taken en werkzaamheden zijn:

• Je zorgt voor het complexe agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak maar ook alles eromheen. Het is jouw taak om ervoor te zorgen dat de dag van de burgemeester van A tot Z klopt en goed verloopt;
• Je bent betrokken en geeft praktische ondersteuning bij de voorbereiding van ontvangsten, vergaderingen en andere (officiële) bezoeken van de burgemeester;
• Je verzorgt correspondentie en handelt telefoongesprekken af waarbij jij het eerste aanspreekpunt bent tussen de burgemeester en in- en externe contacten;
• Je kunt een goede inschatting maken van de belangrijke prioriteiten en verbanden tussen de e-mail, agenda en portefeuille van de burgemeester en handelt ernaar. Je weet welke acties en vragen je waar in de organisatie hiervoor uit moet zetten;
• Je vervangt waar nodig de andere collega’s van het bestuurssecretariaat die ondersteuning geven aan de overige collegeleden of directie;
• Je handelt zoveel mogelijk zelfstandig zaken af. Je houdt onder alle omstandigheden het overzicht. Je ziet wat er moet gebeuren zonder dat daarom wordt gevraagd.

Werken vanuit waarden 

Bij de SWO werken we vanuit drie kernwaarden:

• Vertrouwen; 
• Verbinden; 
• Eigenaarschap. 

Wat vragen wij?

Je beschikt over minimaal een afgeronde mbo-niveau 4 opleiding richting secretaresse of vergelijkbaar. Daarnaast vragen wij:

• Gevoel voor bestuurlijke, functionele verhoudingen (ervaring binnen een bestuurlijke omgeving en/of bestuurssecretariaat is een pré);
• Vermogen om hoofd- en bijzaken te scheiden;
• Hoge mate van flexibiliteit (soms ook buiten kantoortijden);
• Je bent professioneel, proactief, representatief en beschikt over een flinke dosis humor;
• Integriteit en snel aanpassingsvermogen in nieuwe situaties;
• Digitale vaardigheden is een must, ervaring met iBabs en gemeentelijk zaaksysteem is een pré;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Jij bent in ieder geval fysiek beschikbaar op maandag, dinsdag en donderdag, de overige dagen kan ook thuisgewerkt worden;

Jouw toekomstige collega's

Het team Bestuurs- en managementondersteuning (BMO) bestaat uit 27 medewerkers die de ondersteuning uitvoeren voor beide gemeenten.
Naast de Bestuurssecretaresses en managementondersteuning maken ook de kabinetsmedewerkers, project-, programma- en OR-ondersteuners deel uit van het team.

Wat bieden wij?

Wij bieden een prettige werksfeer in een team van enthousiaste professionals, waarbij kwaliteit voorop staat. De functie is ingedeeld in schaal 7 (max. bruto €3908,- per maand bij een fulltime dienstverband, salarispeil 1 april 2025). Je wordt ingeschaald op basis van je ervaring. 

Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van een jaar die bij goed functioneren wordt omgezet naar een vaste aanstelling.

Wil je meer weten over onze arbeidsvoorwaarden? Klik dan hier! 

Overige informatie

Wil je voorafgaand aan jouw sollicitatie meer weten over deze vacature? Neem dan contact op met Saskia Dries (teamleider a.i.) via  06-18 58 89 34. Zij wil jou graag geheel vrijblijvend tijdens een (digitaal) kopje koffie meer vertellen over deze functie en je toekomstige collega's. Ook vrijblijvend de sfeer proeven op de afdeling behoort tot de mogelijkheden.

Informatie over de sollicitatieprocedure kun je krijgen van Geoffrey McCampbell via 06-28521820 (ook via Whatsapp bereikbaar).

Kijk voor meer informatie over de SWO als werkgever hier.

Interesse?

Herken jij je zelf in de persoon die wij zoeken? Ben je geïnteresseerd en wil je reageren? Super! Reageren kan door jouw cv en een korte motivatie te uploaden via de knop 'solliciteren'. Ben je werkzaam bij de SWO dan solliciteer je via de startpagina. Wacht niet te lang met je reactie want behouden ons het recht om de procedure eerder te sluiten als we de juiste kandidaat gevonden hebben.

De sollicitatiegesprekken worden in overleg met jou gepland. 

Het maakt ons niet uit waar je geboren bent, waar je in gelooft en van wie je houdt. We zijn nieuwsgierig naar jouw talent en hoe jij het verschil maakt voor onze inwoners.